POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Ultima actualizare: 10 iunie 2026

CONTA SRL acordă o importanță deosebită protejării vieții private și datelor cu caracter personal ale vizitatorilor site-ului, potențialilor clienți, clienților, colaboratorilor și reprezentanților acestora.

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm, stocăm și protejăm datele cu caracter personal atunci când utilizați site-ul www.expcontabil.ro, ne contactați sau solicitați serviciile CONTA SRL.

1. Cine este operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este:

CONTA SRL

• Sediul social: Sfântu Gheorghe, str. 1 Decembrie 1918, nr. 33, et. 2, județul Covasna

• Cod unic de înregistrare: 14414053

• Nr. de ordine în Registrul Comerțului: J2002000015149

• Telefon: 0745-065328

• E-mail general: conta@expcontabil.ro

• E-mail pentru solicitări privind protecția datelor: conta@expcontabil.ro

• Reprezentant legal: Attl Simona

În sensul legislației privind protecția datelor, CONTA SRL are calitatea de operator atunci când stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor personale.

În anumite situații, în special atunci când prelucrează date în numele clienților pentru servicii de contabilitate, salarizare sau resurse umane, CONTA SRL poate avea și calitatea de persoană împuternicită de operator, potrivit contractului încheiat cu clientul.

2. Cui i se aplică această politică

Prezenta Politică de confidențialitate se aplică datelor referitoare la:

• vizitatorii site-ului;

• persoanele care completează formularul de contact;

• persoanele care solicită o ofertă;

• potențialii clienți;

• clienții persoane fizice;

• reprezentanții, administratorii, asociații, angajații sau persoanele de contact ale clienților persoane juridice;

• furnizorii, colaboratorii și reprezentanții acestora;

• persoanele care se înscriu la newsletter sau la alte comunicări;

• candidații care transmit un CV;

• alte persoane care comunică direct cu CONTA SRL.

Prezenta politică privește exclusiv datele cu caracter personal ale persoanelor fizice. Informațiile care se referă exclusiv la o persoană juridică nu sunt, prin ele însele, date cu caracter personal.

3. Ce înseamnă date cu caracter personal

Datele cu caracter personal reprezintă orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.

Acestea pot include, de exemplu:

• numele și prenumele;

• numărul de telefon;

• adresa de e-mail;

• funcția și angajatorul;

• semnătura;

• adresa poștală;

• datele din documentele transmise;

• adresa IP și informațiile privind dispozitivul utilizat;

• orice alte informații care permit identificarea directă sau indirectă a unei persoane.

4. Ce categorii de date colectăm

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra următoarele categorii de date:

4.1. Date de identificare

• nume și prenume;

• calitatea sau funcția deținută;

• denumirea societății reprezentate;

• semnătura;

• date din actul de identitate, atunci când sunt necesare potrivit legii sau contractului.

4.2. Date de contact

• număr de telefon;

• adresă de e-mail;

• adresă de corespondență;

• alte date de contact comunicate de dumneavoastră.

4.3. Date profesionale și comerciale

• funcția;

• angajatorul;

• calitatea de administrator, asociat, reprezentant sau persoană de contact;

• domeniul de activitate;

• informații despre societatea sau activitatea pentru care solicitați servicii;

• informații necesare pregătirii unei oferte.

4.4. Date financiar-contabile și fiscale

În contextul prestării serviciilor contractate, pot fi prelucrate:

• date din facturi, contracte, extrase și documente contabile;

• conturi bancare;

• informații privind plăți și încasări;

• date fiscale;

• informații despre venituri;

• date referitoare la salariați, administratori, asociați, clienți sau furnizori;

• date necesare întocmirii declarațiilor, raportărilor și evidențelor legale.

Aceste date sunt prelucrate în principal în cadrul relației contractuale și nu sunt colectate în mod obișnuit prin simpla navigare pe site.

4.5. Date privind angajații clienților

Atunci când prestăm servicii de salarizare sau resurse umane, putem prelucra, în numele clientului:

• date de identificare;

• cod numeric personal;

• adresă;

• informații din actele de identitate;

• date privind contractul individual de muncă;

• funcția, salariul și vechimea;

• date privind timpul de muncă, concediile și absențele;

• date privind persoanele aflate în întreținere;

• informații necesare calculării drepturilor salariale;

• date solicitate prin declarațiile și raportările legale.

În asemenea situații, clientul este, de regulă, operatorul datelor, iar CONTA SRL prelucrează datele în baza instrucțiunilor contractuale ale acestuia.

4.6. Date incluse în corespondență

Putem prelucra:

• conținutul mesajelor;

• solicitările transmise;

• răspunsurile și documentele atașate;

• data și ora comunicării;

• istoricul corespondenței.

4.7. Date tehnice și de navigare

Atunci când accesați site-ul, pot fi colectate automat:

• adresa IP;

• tipul dispozitivului;

• tipul și versiunea browserului;

• sistemul de operare;

• data și ora accesării;

• paginile vizitate;

• durata vizitei;

• sursa accesului;

• identificatori cookie;

• informații privind eventualele erori tehnice.

Detalii suplimentare sunt prezentate în Politica privind cookie-urile.

4.8. Date privind candidații

În cazul candidaturilor pentru un loc de muncă putem prelucra:

• numele și datele de contact;

• CV-ul;

• studiile;

• experiența profesională;

• calificările și competențele;

• informațiile furnizate în cadrul interviurilor;

• recomandările profesionale, dacă este cazul.

5. Cum colectăm datele

Datele pot fi colectate:

Direct de la dumneavoastră

De exemplu, atunci când:

• completați formularul de contact;

• solicitați o ofertă;

• ne transmiteți un e-mail;

• ne contactați telefonic;

• încheiați un contract;

• transmiteți documente;

• vă înscrieți la newsletter;

• depuneți o candidatură;

• participați la o întâlnire sau la un eveniment organizat de noi.

De la clienții sau partenerii noștri

Putem primi date despre angajații, reprezentanții, asociații, administratorii, furnizorii sau clienții acestora, atunci când prelucrarea este necesară pentru prestarea serviciilor contractate.

Clientul care ne transmite astfel de date este responsabil pentru existența unui temei legal și pentru informarea persoanelor vizate, atunci când această obligație îi revine.

Din surse publice sau oficiale

În anumite situații putem consulta:

• Registrul Comerțului;

• portalurile instanțelor;

• registre profesionale;

• site-urile autorităților publice;

• pagini profesionale publice;

• alte surse publice permise de lege.

Prin intermediul tehnologiilor site-ului

Unele informații tehnice pot fi colectate automat prin cookie-uri, fișiere jurnal și tehnologii similare.

6. Scopurile și temeiurile prelucrării

6.1. Administrarea formularului de contact

Scopuri:

• primirea și analizarea mesajului;

• identificarea solicitantului;

• furnizarea unui răspuns;

• păstrarea istoricului comunicării;

• prevenirea utilizării abuzive a formularului.

Temei juridic:

• demersuri efectuate la cererea persoanei înainte de încheierea unui contract;

• interesul legitim al CONTA SRL de a răspunde solicitărilor și de a-și administra comunicarea;

• consimțământul, atunci când este solicitat în mod expres.

6.2. Pregătirea și transmiterea ofertelor

Scopuri:

• analizarea nevoilor potențialului client;

• evaluarea volumului și complexității activității;

• întocmirea unei oferte personalizate;

• negocierea condițiilor colaborării.

Temei juridic:

• efectuarea demersurilor precontractuale la solicitarea persoanei vizate;

• interesul legitim de a răspunde solicitărilor comerciale.

6.3. Încheierea și executarea contractelor

Scopuri:

• identificarea părților și reprezentanților;

• negocierea și încheierea contractelor;

• prestarea serviciilor;

• administrarea relației cu clientul;

• facturarea și urmărirea plăților;

• gestionarea solicitărilor și reclamațiilor;

• apărarea drepturilor contractuale.

Temei juridic:

• executarea contractului;

• demersuri precontractuale;

• îndeplinirea obligațiilor legale;

• interesul legitim privind administrarea relațiilor profesionale și apărarea drepturilor.

6.4. Prestarea serviciilor contabile, fiscale, de salarizare și HR

Scopuri:

• organizarea și conducerea contabilității;

• întocmirea declarațiilor și raportărilor;

• calcularea salariilor;

• administrarea documentelor de personal;

• acordarea consultanței contabile, fiscale și de resurse umane;

• reprezentarea sau comunicarea cu autoritățile, în limitele mandatului primit;

• arhivarea documentelor conform obligațiilor legale.

Temei juridic:

• executarea contractului;

• îndeplinirea obligațiilor legale;

• interesul legitim;

• după caz, prelucrarea necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

6.5. Respectarea obligațiilor legale

Putem prelucra date pentru:

• respectarea legislației fiscale și contabile;

• îndeplinirea obligațiilor de arhivare;

• emiterea și păstrarea documentelor financiar-contabile;

• răspunsul la solicitările autorităților;

• verificarea și identificarea clienților, atunci când legea impune;

• prevenirea și raportarea operațiunilor suspecte, în situațiile prevăzute de lege;

• respectarea obligațiilor profesionale aplicabile.

Temei juridic: îndeplinirea unei obligații legale care revine CONTA SRL.

6.6. Comunicări comerciale și newsletter

Putem utiliza numele și adresa de e-mail pentru transmiterea:

• informărilor fiscale și contabile;

• noutăților legislative;

• invitațiilor la evenimente;

• materialelor profesionale;

• informațiilor despre serviciile CONTA SRL.

Temei juridic:

• consimțământul persoanei;

• în cazurile permise de lege, interesul legitim sau relația comercială existentă.

Vă puteți dezabona în orice moment utilizând linkul din mesaj sau scriind la conta@expcontabil.ro.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragerea sa.

6.7. Recrutare

Scopuri:

• analizarea candidaturii;

• contactarea candidatului;

• organizarea interviurilor;

• evaluarea compatibilității cu postul;

• păstrarea CV-ului pentru oportunități viitoare, numai atunci când există acordul candidatului sau un alt temei legal.

Temei juridic:

• efectuarea demersurilor precontractuale;

• consimțământul pentru păstrarea candidaturii în vederea unor posturi viitoare;

• interesul legitim de a administra procesul de recrutare.

6.8. Securitatea site-ului și prevenirea incidentelor

Scopuri:

• asigurarea funcționării site-ului;

• detectarea tentativelor de acces neautorizat;

• prevenirea fraudelor și atacurilor informatice;

• diagnosticarea erorilor;

• protejarea sistemelor și informațiilor.

Temei juridic: interesul legitim al CONTA SRL de a asigura securitatea site-ului și a sistemelor informatice.

6.9. Analize statistice privind site-ul

Putem utiliza informații agregate sau date colectate prin cookie-uri pentru:

• măsurarea traficului;

• înțelegerea modului de utilizare a site-ului;

• îmbunătățirea paginilor și serviciilor;

• evaluarea eficienței comunicărilor.

Pentru cookie-urile care nu sunt strict necesare, temeiul îl constituie consimțământul acordat prin mecanismul de gestionare a cookie-urilor.

6.10. Constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi

Putem păstra și utiliza date atunci când acestea sunt necesare pentru:

• soluționarea reclamațiilor;

• recuperarea creanțelor;

• administrarea unor litigii;

• furnizarea probelor;

• apărarea drepturilor și intereselor legitime ale societății.

Temei juridic: interesul legitim și, după caz, obligațiile legale aplicabile.

7. Datele cu caracter special

În mod obișnuit, nu solicităm prin intermediul site-ului date din categoriile speciale, precum:

• date privind sănătatea;

• originea rasială sau etnică;

• convingerile religioase ori politice;

• apartenența sindicală;

• date genetice sau biometrice;

• date privind viața sexuală sau orientarea sexuală.

Vă rugăm să nu transmiteți asemenea informații prin formularul general de contact, cu excepția situațiilor în care sunt strict necesare, au fost solicitate și există un temei legal corespunzător.

În cadrul serviciilor de salarizare pot fi prelucrate anumite date privind sănătatea, de exemplu informații din certificate medicale, numai în limitele necesare respectării obligațiilor legale și contractuale.

8. Este obligatorie furnizarea datelor?

Furnizarea datelor marcate ca obligatorii în formulare este necesară pentru a putea procesa solicitarea.

Dacă nu furnizați datele necesare:

• este posibil să nu putem răspunde solicitării;

• nu vom putea întocmi o ofertă corectă;

• nu vom putea încheia sau executa un contract;

• nu vom putea îndeplini anumite obligații legale;

• este posibil să nu putem furniza serviciul solicitat.

Datele solicitate pentru marketing sau newsletter sunt opționale.

9. Cui putem divulga datele

Datele nu sunt vândute unor terți.

În funcție de scopul prelucrării, datele pot fi comunicate către:

• angajații și colaboratorii autorizați ai CONTA SRL;

• furnizorii de servicii IT, găzduire și mentenanță;

• furnizorii de e-mail, stocare și comunicații;

• furnizorii aplicațiilor de contabilitate, salarizare și management;

• consultanți juridici, fiscali, auditori și alți specialiști;

• bănci și prestatori de servicii de plată;

• servicii de curierat și poștă;

• furnizori de arhivare și distrugere securizată;

• autorități fiscale și alte instituții publice;

• instanțe, organe judiciare și executori;

• organisme profesionale;

• alte persoane cărora divulgarea le este impusă de lege sau este necesară pentru executarea contractului.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru sunt selectați și instruiți să asigure confidențialitatea și securitatea datelor.

10. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

În principal, urmărim ca datele să fie prelucrate în România sau în Spațiul Economic European.

Anumiți furnizori de servicii digitale pot prelucra sau stoca date și în state din afara Spațiului Economic European.

În asemenea situații, transferul se realizează numai în baza unui mecanism permis de GDPR, precum:

• o decizie de adecvare emisă de Comisia Europeană;

• clauze contractuale standard;

• reguli corporatiste obligatorii;

• o derogare permisă de legislația aplicabilă;

• alte garanții recunoscute legal.

Informații suplimentare despre garanțiile aplicabile pot fi solicitate la conta@expcontabil.ro.

11. Cât timp păstrăm datele

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate și pentru îndeplinirea obligațiilor legale.

Orientativ:

Mesaje și solicitări generale — se păstrează pe durata necesară soluționării cererii și ulterior pentru o perioadă rezonabilă, în vederea dovedirii comunicării și apărării drepturilor.

Solicitări de ofertă nefinalizate prin contract — se păstrează, de regulă, până la [12/24 luni] de la ultima comunicare, dacă nu există un motiv legal pentru o perioadă mai lungă.

Date contractuale și financiar-contabile — se păstrează pe durata contractului și ulterior pentru termenele stabilite de legislația contabilă, fiscală, civilă și de arhivare.

Date prelucrate pentru salarizare și resurse umane — se păstrează potrivit instrucțiunilor clientului și termenelor legale aplicabile documentelor de personal, salarizare și raportare.

Date pentru newsletter — se păstrează până la retragerea consimțământului, dezabonare sau până când scopul comunicării încetează.

Datele candidaților — pentru un proces concret de recrutare, acestea se păstrează până la finalizarea recrutării și pentru o perioadă rezonabilă după aceea. Pentru oportunități viitoare, CV-ul va fi păstrat pentru perioada comunicată candidatului, de exemplu 12 luni, în baza consimțământului său.

Date tehnice și jurnale informatice — se păstrează pentru o perioadă limitată, stabilită în funcție de necesitățile de securitate, diagnosticare și funcționare a site-ului.

La expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate în condițiile legii.

12. Cum protejăm datele

CONTA SRL aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva:

• accesului neautorizat;

• divulgării nepermise;

• pierderii;

• distrugerii;

• modificării;

• utilizării ilegale sau accidentale.

Măsurile pot include:

• controlul accesului la sisteme și documente;

• utilizarea parolelor și autentificării;

• actualizarea sistemelor informatice;

• soluții antivirus și de protecție;

• realizarea copiilor de siguranță;

• limitarea accesului personalului la datele necesare;

• obligații de confidențialitate;

• instruirea angajaților;

• transmiterea securizată a documentelor;

• proceduri pentru gestionarea incidentelor;

• distrugerea securizată a documentelor.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută. În cazul unui incident, vom adopta măsurile impuse de lege și, dacă este necesar, vom informa autoritatea competentă și persoanele afectate.

13. Drepturile persoanei vizate

În condițiile GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

Dreptul la informare — aveți dreptul să primiți informații clare despre modul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră.

Dreptul de acces — puteți solicita confirmarea faptului că prelucrăm sau nu date personale care vă privesc și puteți obține acces la acestea.

Dreptul la rectificare — puteți solicita corectarea datelor inexacte și completarea celor incomplete.

Dreptul la ștergerea datelor — puteți solicita ștergerea datelor în situațiile prevăzute de lege. Dreptul la ștergere nu este absolut. Este posibil să păstrăm datele atunci când prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale, executarea unui contract sau apărarea unui drept.

Dreptul la restricționarea prelucrării — puteți solicita limitarea temporară a utilizării datelor în situațiile prevăzute de GDPR.

Dreptul la portabilitatea datelor — în anumite condiții, puteți solicita primirea datelor furnizate într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și transmiterea acestora către alt operator.

Dreptul la opoziție — vă puteți opune prelucrării întemeiate pe interesul legitim, din motive legate de situația dumneavoastră particulară. Vă puteți opune oricând utilizării datelor pentru marketing direct.

Dreptul de retragere a consimțământului — atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage în orice moment. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior.

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii exclusiv automatizate — aveți dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă, cu excepțiile prevăzute de lege.

Dreptul de a depune o plângere — aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

14. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor puteți transmite o solicitare la:

• E-mail: conta@expcontabil.ro

• Adresă poștală: Sfântu Gheorghe, str. 1 Decembrie 1918, nr. 33, et. 2, județul Covasna

• Telefon: 0745-065328

Solicitarea trebuie să conțină suficiente informații pentru identificarea persoanei și a operațiunilor de prelucrare la care se referă.

În cazul în care există îndoieli rezonabile privind identitatea solicitantului, putem cere informații suplimentare pentru verificare. Nu vom solicita mai multe date decât sunt necesare pentru această verificare.

Vom răspunde fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în termen de cel mult o lună de la primirea cererii. În cazul solicitărilor complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit în condițiile GDPR, cu informarea solicitantului.

Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită. În cazul cererilor vădit nefondate sau excesive, în special prin caracterul repetitiv, GDPR permite perceperea unei taxe rezonabile sau refuzarea cererii, în condițiile legii.

15. Plângeri adresate autorității de supraveghere

În cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate, puteți contacta:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP

Datele actualizate de contact și formularul de plângere sunt disponibile pe site-ul oficial al autorității.

Vă încurajăm să ne contactați mai întâi pentru a încerca soluționarea directă a situației, fără ca acest lucru să vă limiteze dreptul de a vă adresa autorității sau instanțelor competente.

16. Prelucrarea datelor minorilor

Site-ul și serviciile CONTA SRL sunt destinate în principal profesioniștilor, întreprinderilor și persoanelor majore.

Nu colectăm în mod intenționat, prin intermediul site-ului, date de la copii.

În cazul în care aflăm că au fost transmise date ale unui minor fără un temei legal corespunzător, vom lua măsuri pentru ștergerea sau restricționarea acestora.

17. Decizii automate și profilare

CONTA SRL nu utilizează, în mod obișnuit, datele colectate prin site pentru luarea unor decizii exclusiv automatizate care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra persoanei.

În cazul în care această practică se va modifica, persoanele vizate vor fi informate în prealabil, potrivit legii.

18. Linkuri către alte site-uri

Site-ul poate conține linkuri către pagini administrate de autorități, organizații profesionale, parteneri sau alte terțe persoane.

CONTA SRL nu controlează modul în care aceste site-uri prelucrează datele personale.

Vă recomandăm să consultați politica de confidențialitate a fiecărui site extern accesat.

19. Rețele sociale

CONTA SRL poate avea pagini pe platforme de socializare precum Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok sau alte platforme.

Atunci când interacționați cu paginile noastre, administratorul platformei poate prelucra date potrivit propriei politici de confidențialitate.

În funcție de caracteristicile platformei, CONTA SRL și administratorul platformei pot avea responsabilități distincte sau comune pentru anumite operațiuni de prelucrare.

Vă recomandăm să verificați setările de confidențialitate ale conturilor dumneavoastră.

20. Cookie-uri

Site-ul poate utiliza cookie-uri strict necesare și, cu acordul utilizatorului, cookie-uri de analiză, funcționale sau de marketing.

Detalii despre:

• cookie-urile utilizate;

• furnizorii acestora;

• durata de funcționare;

• scopurile;

• modalitatea de acceptare, refuz sau retragere a consimțământului,

sunt prezentate în Politica privind cookie-urile.

Refuzarea cookie-urilor neesențiale nu trebuie să împiedice accesarea funcțiilor de bază ale site-ului.

21. Modificarea Politicii de confidențialitate

Putem actualiza această politică atunci când:

• se modifică legislația;

• se modifică activitățile sau serviciile noastre;

• sunt introduse funcționalități noi pe site;

• se schimbă furnizorii sau modalitățile de prelucrare;

• sunt necesare clarificări suplimentare.

Versiunea actualizată va fi publicată pe site, împreună cu data ultimei modificări.

În cazul unor modificări importante, putem informa persoanele vizate și prin alte mijloace adecvate.

22. Contact

Pentru întrebări privind această politică sau modul în care CONTA SRL prelucrează datele personale, ne puteți contacta la:

CONTA SRL

• Adresă: Sfântu Gheorghe, str. 1 Decembrie 1918, nr. 33, et. 2, județul Covasna

• Telefon: 0745-065328

• E-mail general: conta@expcontabil.ro

• E-mail protecția datelor: conta@expcontabil.ro